Recientemente comentábamos con A.R., cliente de Cremark, una jornada técnico-comercial a la que él asistió como oyente. Era una muy buena ocasión para dar un empuje promocional a su nuevo producto.

No obstante, su grado de insatisfacción era elevado. Y el motivo fundamental por la que sus expectativas comerciales de la jornada cayeron en picado fue la poca calidad de los oradores. Él era el primer interesado en que la jornada fuera un éxito. No obstante, por muy bueno que sea su producto, una mala exposición por parte del conferenciante puso en peligro la eficacia de la acción comercial que se estaba fraguando en esa jornada.

Por esta razón quisiera compartir con todos vosotros una serie de consejos útiles para conseguir una buena empatía en vuestras exposiciones, hacerlas amenas, y lograr captar la atención del oyente el máximo de tiempo posible.

PRIMER PASO: LA PLANIFICACIÓN

Como orador, es muy importante establecer a priori un objetivo general de la exposición. Debe ser un objetivo cualitativo, del tipo “exponer la filosofía de la empresa y las novedades más importantes”, pero sobretodo, debe ser un objetivo alcanzable. No vale establecer objetivos demasiado ambiciosos (“presentar toda mi gama de productos”), ni objetivos del tipo cuantitativo (“lograr convencer a un 70% de los asistentes”).

Es importante tener siempre en cuenta que un oyente retendrá, como mucho, 4 ideas generales de la exposición, a parte de los detalles o curiosidades que a él más le hayan llamado la atención. Por esta razón, siempre es muy adecuado planificar la exposición entorno a las 4 ideas que queremos que lleguen realmente al oyente.
Estas ideas, en lo que a presentación de nuevos productos se refiere, podrían ser las USP, el argumento estrella, o la ventaja competitiva más flagrante de cada producto.

SEGUNDO PASO: LA PREPARACIÓN.
Hoy en día es casi inconcebible una presentación en público sin un medio audiovisual de apoyo. No obstante, dotar a la presentación de elementos tangibles siempre es un plus (muestras de producto, dosieres con información extendida de lo que se está tratando, etc.)

Sea cual sea el programa informático usado para realizar la presentación, os brindo una serie de premisas que siempre son de utilidad:

• Establece un título de la presentación que dé una idea general de lo que se va a tratar. Resume tu exposición en 4 palabras.
• Plantea un índice, pero resumido. No intentes poner todos los puntos y subpuntos de la presentación porque no sirve de nada.
• Trata la presentación con bloques diferenciados, intentando seguir las 4 ideas troncales de la exposición que previamente has planificado.
• Intenta que sea muy visual la transición de un bloque a otro, que se perciba realmente un punto y aparte. Ello permitirá al oyente percibir ese punto y a parte, o incluso volver a la presentación, si es que ya no estaba atendiendo.
• Por lo que a animaciones se refiere, no conviene abusar. Es verdad que amenizan la exposición, pero demasiadas puede llegar a cansar. Es mejor una transición entre diapositivas determinada que no una aleatoria.
• Intenta exponer los conceptos mediante imágenes, y escribe solamente las ventajas. Es la mejor manera de que el oyente no lea lo que estás diciendo tú, y que sólo lea ideas fuerza de lo que estás transmitiendo.
• Usa un lenguaje positivo, cordial, directo. Evita las redundancias, no solo en una diapositiva concreta, sino entre todas las diapositivas de la presentación.
• Siempre es muy interesante apalancar los conceptos explicados con una diapositiva de conclusión. Para refrescar las 4 supra- ideas que hemos querido transmitir.
• Intenta no exceder el límite de 1 hora para exponer. Es una duración aceptable. Más puede ser contraproducente.
• Domina la presentación. Háztela tuya, si no la has hecho tu. Intenta ensayar, para que no te sorprenda ninguna animación, ninguna transparencia oculta, etc.

TERCER PASO: LA PRESENTACIÓN EN PÚBLICO:
Siguiendo los puntos anteriores, el orador ha hecho todas las acciones necesarias para conseguir una buena presentación en público. Es muy difícil que salga mal si se ha planificado y preparado bien, y por tanto, no caben los nervios ni los miedos escénicos si se ha hecho todo lo necesario para que sea un éxito.

No obstante, ahí van unos consejos para crear empatía y acabar de rematar la faena:

• Intenta analizar la audiencia a medida que vayan llegando. Intenta pensar qué es lo que ellos esperan.
• Preséntate tú, luego la empresa. No olvides que ante los asistentes está una persona, a la vez que una empresa.
• Utiliza un tono de voz adecuado a las características del local y de los dispositivos de que dispongas. Habla un poco más alto de lo normal, y gesticula más de lo que lo hagas habitualmente.
• No leas, expone. Aléjate del atril o mesa donde tengas el ordenador, y dirígete a los oyentes, no a la pantalla.
• Dirígete a TODOS los asistentes. Dedícales tu mirada 5 ó 6 segundos a cada uno. Hay oradores que sólo se sienten cómodos mirando al fondo de la sala. Otros, en cambio, prefieren mirar los oyentes de las primeras filas porque seguramente ellos son los que más escuchan. El reto del orador es que TODOS escuchen, y que les hables a todos.
• Haz pausas, sobretodo entre los bloques de exposición que hayas planificado. Deja que calen las ideas fuerza que vayas exponiendo mediante dichas pausas.
• Evita repetir en exceso determinados “tics”, como por ejemplo “mmm”, “eee”, etc.
• Sonríe, permanece tranquilo, y no vaciles.
• Si hay dudas, te propongo tratarlas al final de cada bloque. Si las tratas durante la presentación rompes el ritmo de argumentación, y si las dejas para el final quitas la duda de contexto. Si la tratas al final de cada bloque es muy fácil que mientras las resuelves puedas enfatizar en las ideas más importantes del bloque.
• Termina la exposición con un turno de dudas, y sobretodo, agradece con humildad la asistencia y la posibilidad de poder haber realizado la jornada.

Por último, quisiera recomendaros asistir al preceptivo catering, puesto que es entonces cuando el orador puede hablar de tu a tu con los asistentes, resolver dudas que no se han tratado, y acabar de rematar la faena. Casi hay más preguntas en el catering que en el turno de dudas del final de la presentación.

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